管制業務のコツを習得!警備業に15年間従事して得た『営業・教育・管制』

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管制業務のコツを習得!警備業に15年間従事して得た『営業・教育・管制』

こんにちは、kenji@irohanixと申します。

私が15年ものあいだ警備業界で5か所の地域で営業所長職として
得てきたものをご紹介しています。

私は2003年から約15年間、警備業界に従事をしてきて、初めの2年間は現場隊員として交通誘導や雑踏警備、そして施設警備に勤めてきました。

その後、内勤業務へと移り変わり『営業・教育・管制』へと
仕事内容が変わってきたのです。

その中で、営業や教育に関しては他業種の企業などでも行っておりますが、
『管制』という警備業独特の方法は他には無い事だと感じました。

あなたも日々の『管制』に疲れを感じていませんか?

そして、少しでもその『管制業務』の役に立つ情報があれば良いなって思いませんか?

現在では働き方改革などで、管制業務も時間との勝負になってきているでしょう。

社長や上司から、しっかりと『管制』が始まる前に段取りを組んで
隊員に的確な指示を出しなさいって言われていませんか?

しかし、昼間の営業や教育の仕事でなかなか管制業務にまで
手が回らなかったりしますよね!

こんな人にオススメ!!
管制業務についての基本的な方法が知りたい人
現在は現場隊員に従事しているが内勤業務を希望する人

『今のままで別に構わない』とか
『これを見ても同僚がいるから実践できない』って人は
オススメしないので読まないほうがいいですね。

こんな私が15年間で取得した資格がこちらです↓↓

交通誘導警備業務2級 交通誘導警備業務1級
雑踏警備業務2級 雑踏警備業務1級 
施設警備業務2級 施設警備業務1級 
警備員指導教育責任者1号 警備員指導教育責任者2号 
機械警備業務管理者 セキュリティ・プランナー
その他普通救命講習など

画像1

交通誘導警備業務2級を2004年に取得、日々警備業の事について
勉強しながら従事して上記の資格を取得しました。

やり方を丸ごと真似しても改善されるわけではないので注意してください。

管制業務を上達したい! 警備業界でもっと活躍したい!と
考えている人には価値があるはずです。

私の方法や体験談をうまく利用してみて下さい。

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警備業の管制業務について

警備業の管制ってただの駒つけですか?

だいたい警備会社の管制室にはホワイトボードがあって
そこに『業者名や現場名に期間や配置人数など』が載ってます。

そこで営業マンが取ってきた現場へ管制官と呼ばれる人達が
駒付けのように手配をしていくのです。

しかし、そのホワイトボードこそが会社の中枢であり
売上の根源になっているんです。

ボードに現場が少なければ売り上げも少ないですし、現場が多ければその分
手配する隊員を確保しなければならない。

初めて警備業界に入った人が言ってました。自分で営業して現場が取れそうになったのに人が不足していて断らなきゃいけなくなった。

こんな商売が成り立つのが警備業なんですね!

物を売る商売であれば、売れる商品をたくさん作って売れば儲かるんです。警備業に関しては目に見えない『安全や安心』が売り物で、さらにそこには必ず人がかかわるので人手不足になった時には手配が出来ないので、
もうお手上げですね。

ではそのような管制業務について、15年間で培ってきたことを
すこしでもあなたの役に立つようにご紹介していきます。

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受注管理という名の営業

警備業の管制業務で一番の問題点は各隊員の確保です。

  • その隊員がどんな力量があるのか?
  • どこに住んでいるのか?
  • 移動手段は何があるのか?

いろいろな事を考慮して人員配置を日々行っていますよね!

そこで、人員不足に陥らない為に必要なことが【受注管理】です。

もともとその会社の隊員数は決まっています。
それにその日の出勤数も決まっています。

たまに『明日は出勤できます』って隊員も出てくるかもしれませんが、
今の人手不足の現状では各隊員が過剰勤務になっている事が
多々あるでしょう。

だから、【受注管理】を徹底して行い、欠員を少しでも
減らすようにするのです。

なぜなら、受注の受け皿は決まっているんですから

ではどのように【受注管理】をしていくかというと、

結論として『先手必勝』です。

どこの会社も受注の管理をして明日や来週の稼働を把握しているでしょう。

そこで特に断れないお客様に対して
『先手を打って人員不足している日程を伝える』ことです。

この考えは『お客様ファースト』として、大事な顧客に対して
先に人員の状況を伝えることによって受注調整を行うのです。

また、お客様からしたら、
わざわざ自分の会社の人員状況を伝えてくれるので
『うちはお得意様なんだな』って思ってくれるのです。

そうすると、多少の融通をきかせてくれたり、
顧客の稼働状況が把握出来るので、お互いにwin winが得られるのです。

しかし、強引に人員不足の日程に組み込んでくる顧客も中にはいます。
そんな時には『覚悟を決めて断る』しかありません。

安請け合いして現場に穴が開いてしまったら、
それこそ損害賠償の問題になってしまいますから。

それでも『断れない』場合には、休み予定の隊員に出勤してもらったり、
内勤者が現場に出てフォローしたり、最悪の場合には融通のきく現場で
人員を減らしてもらったりして、穴を埋めるようにしていました。

パパ
パパ

私が現場に入って安全を守るので
一人減らしてくださいって
言ってましたね(*_*;

ただし、隊員が確保できないのだから、断る勇気も必要です。

そして、隊員の手配が出来なくて『覚悟を決めて断る』ことをしたら、

【次の作戦】です。

断って、そのままの状況だとなかなか次の営業や注文に繋がりません。
営業マンとしては訪問しづらいのです。

しかし、そこは断った顧客を2・3日中に訪問して
販促品や菓子折りをもって『謝罪と言う営業』をするのです。

こうする事によって顧客に対して誠意を示し、
『次の注文には対応したいので早めに予定だけでも連絡ください』って

【営業】するんです。

そうすれば、お客様もその誠意に答えて協力してくれるでしょう。

また、顧客訪問の利点はもう一つあります。

あなたも経験ありませんか?

警備員を手配したけど入金が遅れたり、もしくは入金されなかったりといったことがあると思います。

そんな事態を回避するために顧客を訪問した時に
【会社の経営状態】をよく観察するんです。

パソコンや電子機器が以前に比べて減っていたり、社用車が減っていたり、
重機やトラックが減っていたりと会社内の物が清算され始めたら
経営難という判断を下すようにするのです。

このように『人員手配』をしながらも、
合わせて『営業』へと結びつけていくようにする事も出来るのです。

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各隊員への指示方法

あなたは言われたことがありませんか??

『ガードマンにガードマンを付けるような奴はよこすな!』とか
『現場でただ立ってるだけの奴はよこすな!』なんて事❕

各隊員の力量や技術を把握していないと起こりうる
顧客からの苦情ですよね。

それにしっかりと現場までの指示をしても
なかなか辿り着かない人も中にはいます。

これは新任研修の時にきちんと指導できていない事や
新人が把握できていないことで起こる事です。

それだけではなく、研修時の態度や行動をきちんと把握しないと、
いざ勤務の時になって前日や当日のやる気ない欠勤(朝コケ)に
繋がる可能性があるのです。

ではどうしたらいいか?

それは心配な新人隊員にはフォローアップ巡察がオススメです。

自社での新任研修を終えると現場に派遣されますが、
その初日に新人の出勤からの動向をフォローする事です。

誰しもが万全に勤務遂行出来るわけではないので、不安な新人隊員には
だいたいベテラン警備員と一緒に配置してフォローしてもらったりしますが、
ベテラン警備員も同行して手取り足取り指導は出来ません。

そんな時には内勤者が朝の現場到着時から一緒に同行して
顧客への挨拶などを行えば、新人隊員も安心しますし
顧客からも注文後のアフターフォローが行き届いているように見えます。 

一石二鳥ですね(≧◇≦)

私が実際にやっていたのは内勤者も大変多忙なので、
事務所のそばの現場に新人隊員を配置して出社後にすぐに向かえる状況を
作って実施していました。

これなら、移動時間の短縮にもなるし、何かあれば事務所にすぐ戻れますからね!

合わせて、肝心なのが警備員巡察指導実施簿です!!

あなたはきちんと書いていますか??

なかなか巡察を何件も実施すると、あとで書けば良いかってなりますよね!

そこは即行動を念頭に置いて書くことをオススメします。

書類がたまると指導事項も忘れてしまうので
記憶が新しいうちに実施簿を仕上げましょう(‘ω’)ノ

次に内勤者も『伝える事』についてしっかりと学ばなければならないという事です。

内勤者も人間なので『言い間違い』や『勘違い』は発生します。

しっかりと『指示を出す事』を学ばないと
【指示ミス】の原因になってしまうからです。

一番最適な方法は紙に書いて渡すことです。
手配する隊員には『顧客名』や『現場名』や
『集合時間』に『開始時間』などを指示します。

一番問題なのが『現場の場所』ですよね!

これが【管制】です。

私は研修の時に『飛行場』に例えて説明していました。

『皆さんは飛行場に行ったことありますか?』
『ちなみに私はありません(笑)』
恥ずかしながら生まれてこのかた飛行機に乗る機会が無かったもので((+_+)
『でも、飛行場はわかりますよね!
 滑走路があったり、管制塔があったり、
 そして飛行機が飛び立ったり、着陸したりする場所です。』      
『その飛行場を思い浮かべてください、
  そして皆さんが飛行機になります。』
『そして、われわれ内勤者が管制塔の司令官になります。』
『飛行場の管制官はどの位の高さで進んでとか、
このぐらいのスピードで飛んでって指示します。』
『これを警備業に当てはめると、
  皆さんには現場までの道のりを説明するので、
  離陸準備や着陸準備をするのです。』
『この準備が上番報告や下番報告になります。』

まあ、上番や下番は各会社によって方法が異なるので省かせていただいて
研修ではこんな感じで解説をしていました。

また、新任講師と管制官も兼ねて仕事をしていたので、
新人隊員の住んでる場所も聞きながら研修をしていました。

そこで例えば、

新人隊員の住んでる場所から『コンビニ』や『駅』などを
思い浮かべてもらって、そこから右に行ってみると
『コインランドリー』があるのは分かる?
ではその先の『ファミレス』も分かるかな?
じゃあその『ファミレス』を左に曲がって行くと、
新築の工事現場があるからそこが明日の現場になります。
新築工事現場の前の水道管の取り出し工事になるから、
業務は通行止めの予定だからね。

このような感じで【管制とは】って事も合わせて指導していました。
そうすれば、管制の時に伝えられる内容が事前に分かって効果的です。

さらに、隊員の移動時間や集合場所なども確認すれば、
あとあと現場手配するときに有効活用できます。

また、隊員に現場指示をするのに最も効果的な方法が

紙に書いて渡すことです。

これであれば、当人を目の前にして紙に書いて説明し、
当人の納得のいくまで説明できるからです。

ここで注意したいのが納得するのは当人であって、管制官ではありません

管制官が『この説明で完璧だ』って言っても、当人からしたら分からないことも少なくありません。

さらに当人の質問に答えていく中で、管制官も細かく調べるので、学びに繋がります。

だから、必ず当人が納得いくまで説明する事で管制の『言い間違い』や『勘違い』が無くなってくるのです。

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配置を決める基準

営業で警備現場を受注すると、その現場に隊員を手配する事になります。

配置する現場を決めるにあたって特に3つの視点があります。

一つ目は隊員の力量です。

新任研修では新人さんに良く伝えている事があります。

それは、営業マンが新規業者や顧客業社へ売り込みをしてくるんですが、
営業マンの思いとしては、

パパ
パパ

『現場を安全に、そして事故が無いように警備します。』

だからうちを使ってください!っていうような営業をしてるんです。

そこで取ってきた現場で万が一『トラブルや事故』が起きれば、
その営業マンが呼び出されて、こっぴどく叱られるのです。

現場で誘導してた警備員のせいで営業の自分が怒られるって、相当気分が悪いですよ!

だから新人さんには責任感をもって欲しいので『ホントは営業した現場に営業した自分が行きたい』けれど、身体は一つしかないので、皆さんに現場で誘導して頂いているんです。

このような感じで会社としてというより、一人の営業マンとして大事な現場だから、不手際が無いようにしてください。って指導するんです。

二つ目はルートです。

現場に警備員を1人手配していくらの売り上げになりますか?

これは費用対効果の問題です。

市内に住んでる警備員Aと市外に住んでる警備員Bがいて、市内の現場を手配した場合には
もちろん市内に住んでる警備員Aを配置します。

それは分かりますよね!

1人工の売り上げに対して費用の計算です。

警備員のもっとも経費を圧迫するのが交通費です!

だって各隊員おなじ制服を着て誘導灯を持って警備してるんですから、
それぞれに差が出るとしたら、【交通費】になります。

先ほどお伝えしたように遠くの警備員を手配してしまうとそれだけ
【交通費】が多くかかってしまうんですね!

だから現場の近くに住んでいる隊員を配置するのが原則となってきます。

三つ目は作業員名簿です。

これは年々、細かく整備されてきている事ですが、
特に大手ゼネコンなどの現場には『作業員名簿』が必要になってきます。

また、最近では国土交通省の指示や県土整備事務所からの指示で
『作業員名簿』が必要になりました。

新人さんに伝えているのが、

皆さんがこれから行く現場には監督さんがいます。
その現場の最高責任者ですね!
現場内でいろいろな職種の方が働いてるので、
どこの会社のどんな仕事をしている人なのかを
知ってないと困りますよね!

監督さんも自分の現場で知らない人が働いていたら怖いですからね!

このように伝えて事前に個人情報保護法に基づく許可を
新人さんにサインしてもらっています。

あなたの会社は大丈夫?今更ですが、いろいろな法律があり、いろいろな人がいるので会社として先に手を打っておいたほうが良いと思います。

さて、管制ではこの『作業員名簿』に関して軽く見てしまうと
あとで痛い目を見る可能性もあるので、気を付けたほうが良いでしょう。

簡単にその現場に入る隊員の氏名や住所や資格などを記載して提出するだけですから、
あらかじめフォーマットを作成しておけば、楽にこなせると思います。

万が一、名簿に載ってない人を手配してしまうと、労働安全衛生法などの法律が関わってくるので注意が必要になります。

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まとめ

いままで話した内容が、私が15年間で培ってきた事の基本になります。

営業、教育、そして管制の基本的な事をお伝えしました。

他の業種には無い『人を手配する』って事が多くの管制官を
悩ませている事でしょう。

十人十色、ひとそれぞれ隊員さんの色がありますからね(#^.^#)

他にもまだまだ、警備業について『巡察方法』や『現任教育』などの
やり方があるのですが、

それはまたの機会に記事にします。

上記の内容が少しでもあなたのお役に立てたら幸いです。

ご一読、有難うございました。

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